Alle functies voor de cursisten software

Carta Online heeft alle functies die u nodig heeft voor uw cursisten software. Deze functies maken uw werk op meerdere vlakken eenvoudiger. Hieronder zijn alle functionaliteiten in een overzicht weergegeven. Mist u iets, of staat wat u zoekt er niet tussen, neem dan contact met ons op.

Cursus

Aanbod beheren

Het maakt niet uit wat voor soort training u geeft. Of het nu online, klassikaal, praktijkles, e-learning, blended leertraject of een in-company training is, u kunt met de software al uw aanbod aanmaken en inroosteren. Cursisten kunnen zich dan direct inschrijven via de website.

Uitbreiding cursus met modulaire opbouw

Is uw cursus opgedeeld in losse modules die je onafhankelijk van elkaar kunt volgen en wilt u verplichte en keuze modules kunnen aanbieden?

Met Carta Online krijgen cursisten de mogelijkheid om een module te kiezen op basis van hun eigen opleidingsbehoefte of ontwikkelingen in de eigen praktijk.

Leergangen

Als er een grote samenhang is tussen een aantal opleidingen, kunnen deze gecombineerd worden tot een leergang. Leergangen vinden we terug bij vele soorten opleiders, maar vooral de wat grotere opleider maakt regelmatig gebruik van deze cursisten software functie in Carta Online.

Communicatie

Communiceren met deelnemers

Met Carta Online gaat de communicatie met uw cursisten vanzelf. Zo kunt u instellen dat iedereen die zich inschrijft, direct een ontvangstbevestiging krijgt toegestuurd. Het automatisch versturen van een plaatsingsbrief, cursusmateriaal of uitnodiging voor de start van de cursus is ook zo geregeld.

Belt een cursist, docent of acteur u met een vraag. Dan wilt u hen eenvoudig terugvinden in uw administratie. Zo kunt u iedereen snel en persoonlijk verder helpen.

Mededelingen

Direct een bericht sturen naar 1 of meerdere groepen, bijvoorbeeld over een wijziging in de aanvangstijd van de cursus kan met Carta op meerdere manier. Via het portaal kan gericht een mededeling geplaatst worden en met onze mailing functie stuurt u eenvoudig een e-mail naar groepen cursisten.

Aanwezigheidsregistratie

Voor de natte handtekening kan een deelnemerslijst afgedrukt worden. Online kunnen docenten direct de presentielijst digitaal bijwerken en ‘ondertekenen’. Zeker voor cursussen met verplichte (minimale) aanwezigheid erg handig.

Facturatie

Geen gedoe meer met uw financiële administratie. Carta zorgt ervoor dat de financiële afspraken die bij de inschrijving worden vastgelegd, gefactureerd worden. Het cursusgeld kan in meerdere termijnen gefactureerd worden en meerdere inschrijvingen van dezelfde debiteur kunnen verzameld worden op 1 factuur. Daarna kan de factuur naar de financiële administratie geëxporteerd worden, zodat uw financiële rapportages vanuit de boekhouding overeen komen met de rapportages uit Carta.

Resultaten en certificaten

In ons administratiesysteem kunt u eenvoudig de behaalde cijfers van examens, cursussen of modules verwerken. Een overzicht uitdraaien is ook zo gebeurd. Kiest u voor groei of op maat? Dan kunt u ook behaalde certificaten naar de cursisten sturen.

Communicatie via portalen

Kiest u voor de groei of op maat functies, dan kunt u de communicatie ook via het online portaal doen. Zo ziet de cursist of docent in zijn portaal alle informatie die voor hem of haar relevant is. Cursusmateriaal kan worden gedeeld, bevestigingen of mededelingen kunnen hier worden gepost en resultaten of certificaten kunt u hier publiceren.

terug naar begin

Customer Relation Management (CRM)

Personen

Alle personen, zowel cursisten, leden, docenten, eigen medewerkers als trainingsacteurs staan in één overzichtelijke database. Met één druk op de knop kunt u per persoon alle benodigde informatie zien. Ons ontdubbelingsysteem zorgt ervoor dat niemand twee keer in het systeem staat. Dat is wel zo overzichtelijk.

Bedrijven

Ook alle bedrijven komen binnen Carta Online in een handig overzicht te staan. U bepaalt zelf van welke mogelijkheden u gebruik maakt om onderscheid te maken in de soorten bedrijven. Zo kunt u specifieke betaalafspraken toevoegen. Ook hier ziet u met één druk op de knop de benodigde informatie, maar nu op bedrijfsniveau.

Uitbreiding CRM

Natuurlijk staat bij u de relatie met uw klanten ook centraal. Een goed werkend CRM-systeem is dan ook een must. U kunt ons CRM zo uitbreiden dat het aansluit bij de service die uw klanten van u zijn gewend.

Mailingen

Wilt u een mailing uitsturen naar een bepaalde groep personen, bijvoorbeeld in een bepaalde vakgebied? Geen probleem, binnen Carta Online maakt u zo een selectie, waardoor alleen die klanten de e-mail ontvangen voor wie deze bestemd is.

terug naar begin

Portalen

Cursisten portaal

Wilt u op een overzichtelijke manier uw cursisten informeren via een eigen portaal? Een plek waar zij direct de informatie vinden die voor hen relevant is. Dat kan via de cursisten portaal.  In het dashboard ziet de cursist voor welke cursussen hij/zij staat ingeschreven of bijvoorbeeld zijn/haar rooster en belangrijke mededelingen. U kunt er documenten zoals facturen voor de cursist in plaatsen, die de cursist dan zelf kan downloaden. Cursisten kunnen er eenvoudig hun gegevens aanpassen of bijvoorbeeld aangeven wanneer ze een bepaalde cursus willen volgen van een leergang.

Docentenportaal

Docenten kunnen via de docenten portaal hun eigen planning bekijken.  Daarnaast kunnen ze via het portaal documenten met cursisten delen of de aanwezigheid van cursisten invullen. Vanuit de backoffice kunt u bijvoorbeeld direct met de docenten communiceren en hen inroosteren voor een training. Geen extra handelingen, want het is direct terug te zien in hun eigen portal. Is een docent ziek, dan kunt u eenvoudig naar een vervanger zoeken via 1 of meerdere specialismen.

Documenten delen

Via de portalen kunt u cursusmateriaal digitaal beschikbaar stellen. Docenten kunnen huiswerkopdrachten delen en cursisten kunnen deze dan weer inleveren via de portaal. Ook de aanwezigheid kan via het portaal bijgehouden worden.

terug naar begin

Customer Relation Management (CRM)

Personen

Alle personen, zowel cursisten, leden, docenten, eigen medewerkers als trainingsacteurs staan in één overzichtelijke database. Met één druk op de knop kunt u per persoon alle benodigde informatie zien. Ons ontdubbelingsysteem zorgt ervoor dat niemand twee keer in het systeem staat. Dat is wel zo overzichtelijk.

Bedrijven

Ook alle bedrijven komen binnen Carta Online in een handig overzicht te staan. U bepaalt zelf van welke mogelijkheden u gebruik maakt om onderscheid te maken in de soorten bedrijven. Zo kunt u specifieke betaalafspraken toevoegen. Ook hier ziet u met één druk op de knop de benodigde informatie, maar nu op bedrijfsniveau.

Uitbreiding CRM

Natuurlijk staat bij u de relatie met uw klanten ook centraal. Een goed werkend CRM-systeem is dan ook een must. U kunt ons CRM zo uitbreiden dat het aansluit bij de service die uw klanten van u zijn gewend.

Mailingen

Wilt u een mailing uitsturen naar een bepaalde groep personen, bijvoorbeeld in een bepaalde vakgebied? Geen probleem, binnen Carta Online maakt u zo een selectie, waardoor alleen die klanten de e-mail ontvangen voor wie deze bestemd is.

terug naar begin

Portalen

Cursisten portaal

Wilt u op een overzichtelijke manier uw cursisten informeren via een eigen portaal? Een plek waar zij direct de informatie vinden die voor hen relevant is. Dat kan via de cursisten portaal.  In het dashboard ziet de cursist voor welke cursussen hij/zij staat ingeschreven of bijvoorbeeld zijn/haar rooster en belangrijke mededelingen. U kunt er documenten zoals facturen voor de cursist in plaatsen, die de cursist dan zelf kan downloaden. Cursisten kunnen er eenvoudig hun gegevens aanpassen of bijvoorbeeld aangeven wanneer ze een bepaalde cursus willen volgen van een leergang.

Docentenportaal

Docenten kunnen via de docenten portaal hun eigen planning bekijken.  Daarnaast kunnen ze via het portaal documenten met cursisten delen of de aanwezigheid van cursisten invullen. Vanuit de backoffice kunt u bijvoorbeeld direct met de docenten communiceren en hen inroosteren voor een training. Geen extra handelingen, want het is direct terug te zien in hun eigen portal. Is een docent ziek, dan kunt u eenvoudig naar een vervanger zoeken via 1 of meerdere specialismen.

Documenten delen

Via de portalen kunt u cursusmateriaal digitaal beschikbaar stellen. Docenten kunnen huiswerkopdrachten delen en cursisten kunnen deze dan weer inleveren via de portaal. Ook de aanwezigheid kan via het portaal bijgehouden worden.

terug naar begin

Inschrijven

Inschrijven via website

Uw aanbod wordt centraal opgeslagen. Hierdoor is uw aanbod ook direct beschikbaar voor uw website. Via de Carta Online WordPress plugin staat de nieuwe cursus of training automatisch in uw online aanbod. De inschrijvingen worden 100% digitaal verwerkt. Daarmee bespaart u al snel 10 minuten per inschrijving.

Bij het verwerken van de inschrijvingen worden deelnemers automatisch ontdubbeld. Is de cursus vol, dan komen de extra deelnemers vanzelf op de wachtlijst. Heeft u liever dat er niet meer kan worden ingeschreven op volle cursussen, dan is dat ook instelbaar.

Online betalen

Hebben cursisten zich ingeschreven, dan kunt u hen direct de cursus online laten betalen. De facturatie kan direct afgehandeld worden en ook vroegboek-kortingen, materiaalkosten of andere extra opties kunnen direct afgerekend en gefactureerd worden worden.

Import via Excel

Ontvangt u van u klanten lijstjes in Excel met de gegevens van cursisten? Met de standaard importfunctie kunt u dit bestand in een handomdraai importen in Carta Online.

terug naar begin

Koppelingen

Carta Online heeft koppelingen met een groot aantal externe systemen. Door deze koppelingen worden gegevens automatisch overgebracht en hoeft u zich geen zorgen meer te maken of de informatie klopt, of dat u taken vergeet. Hieronder vindt u een kort overzicht per categorie.

iDEAL betalingen

Wilt u de cursisten direct online laten betalen? Via Carta Online kunnen de cursisten veilig hun cursus betalen via iDEAL. Het enige wat u nodig heeft is een contract met een betalingsprovider.

Koppeling naar je boekhouding

U heeft uw financiële administratie op orde met uw eigen boekhoudprogramma. Carta Online zorgt voor een koppeling met uw systeem, bijvoorbeeld Exact Online of SAP, zodat alle gegevens automatisch worden verwerkt en u geen extra handelingen hoeft te doen.

Koppeling met e-learning providers

Bied u uw cursisten ook e-learning trajecten aan? Ook dat is mogelijk in Carta Online. Met een speciale koppeling.

Tussenpartijen

Denk aan verzamelsites voor uw cursusaanbod zoals EDU-DEX.

Marketing

Voor uw CRM-activiteiten is het ook mogelijk te koppelen met externe e-mailsystemen, zoals Mailchimp en ActiveCampaign Manager.

Andere koppelingen

Carta Online kent koppelingen met zeer diverse systemen. Bekijk het complete overzicht dat wij tot nu toe bieden.

terug naar begin

Algemeen

Actielijst

Vergeten lunch te regelen voor een cursus, of het lokaal te ontsmetten voor een volgende training? Dat overkomt u niet meer. Carta Online heeft een hele handige actielijst functie waarmee u veel tijd bespaart.

Helpdesk

Carta Online is een gebruikersvriendelijk product. Mocht u onverhoopt toch even vastlopen, dan bieden wij u ondersteuning via onze Helpdesk. Zowel direct via de telefoon als via ons online ticketsysteem waar u ook de voortgang van de vraag kunt volgen.

Verlopen certificaten

Geeft u trainingen waar deelnemers certificaten krijgen? Dan is het handig als zij een melding krijgen als het certificaat (bijna) is verlopen. Ook dit kunt u eenvoudig in Carta Online instellen.

Query builder

Carta Online bevat vele standaard rapporten. Mocht u toch een rapportage of Excel rapport nodig hebben, die niet standaard in Carta Online aanwezig is, dan is daarvoor in Carta Online een Query builder aanwezig. Met de Query builder kan alle gewenste informatie uit Carta Online gehaald worden. Vragen als ‘hoe veel cursisten hebben zich de afgelopen maand ingeschreven?’, ‘Heb ik dit jaar minder annuleringen dan vorig jaar?’ of ‘Welke persoon heeft de langste achternaam?’ kunt u hiermee beantwoorden. Als de informatie in Carta Online te vinden is, dan kan de QueryBuilder de informatie eruit halen.

terug naar begin

Maatwerk

Eigen Maatwerk

Heeft u specifieke functionele aanpassingen nodig, die aansluiten bij uw manier van werken. Wij kijken samen met u welke oplossing het beste aansluit op de eisen die u heeft. Zo leveren we u maatwerk waar nodig.

Eigen gebruikers aanmaken

Administratie is een vakgebied waarin alles draait om gegevens. Diverse afdelingen binnen uw organisatie kunnen deze gegevens in hun werk gebruiken. U kunt zelf bepalen welke rechten en rollen u aan iedere gebruiker toekent in Carta Online. Wel zo makkelijk!

terug naar begin